Qué hacer si el inquilino deja desperfectos graves

Cuando se consideran desperfectos graves y por qué importa

No todo deterioro tras un alquiler es reclamable. En la práctica, la discusión suele estar en distinguir el desgaste normal por uso del daño imputable al inquilino o a quienes dependan de él. Esa distinción afecta a la fianza, a la cuantía reclamable y a la prueba que tendrá que aportar el propietario.

Se habla de desperfectos graves cuando el estado de la vivienda exige reparaciones relevantes, supera lo razonable por uso ordinario o evidencia un incumplimiento de cuidado. Para el propietario, lo determinante es acreditar el estado antes y después, y conectar cada reparación con un hecho verificable.

• Revise si hay daños estructurales, roturas, mobiliario inutilizado o instalaciones manipuladas.
• Distinga daños puntuales de un mal estado generalizado por falta de cuidado.
• Compruebe si hay elementos faltantes, llaves no devueltas o cambios no autorizados.
• Valore si los daños impiden el siguiente alquiler o la habitabilidad.
• Documente desde el primer momento el estado real, antes de reparar.

Marco legal aplicable en España

En alquileres de vivienda o de uso distinto, el punto de partida suele ser el contrato y la Ley de Arrendamientos Urbanos, que regula obligaciones de conservación, uso y restitución. Para reclamar cantidades o daños, además, entran en juego reglas del Código Civil sobre incumplimiento y responsabilidad contractual.

Si la reclamación se judicializa, la Ley de Enjuiciamiento Civil marca el procedimiento, plazos de oposición, y cómo se tramitan reclamaciones de cantidad y, cuando proceda, acciones vinculadas al arrendamiento. La elección de vía y la cuantía condicionan tiempos y costes.

• Identifique el tipo de contrato: vivienda habitual, temporada, habitación o uso distinto.
• Revise cláusulas de inventario, conservación, reparaciones y garantías adicionales.
• Compruebe si hay fianza y si existe aval, depósito adicional o seguro de impago.
• Valore si los daños son compatibles con una reclamación contractual por incumplimiento.
• Si hay impago, analice conjuntamente rentas, suministros y daños para no duplicar pasos.

Requisitos, plazos y pasos previos antes de reparar o reclamar

Antes de iniciar una reclamación por desperfectos graves, conviene fijar una secuencia clara: constatación del estado, valoración económica y comunicación al inquilino. Actuar sin orden suele generar dos problemas: pérdida de prueba y discusiones sobre si el coste era necesario o proporcionado.

Los plazos dependen del tipo de acción y de lo que se reclame, pero lo que nunca conviene es dejar pasar meses sin formalizar la reclamación, especialmente si la vivienda se vuelve a alquilar o se ejecutan obras que alteran el estado original. Cuanto más tiempo pasa, más difícil resulta acreditar la causa y el alcance del daño.

• Haga un acta de entrega de llaves o deje constancia fehaciente de la devolución.
• Realice reportaje fotográfico y, si es posible, vídeo fechado antes de cualquier reparación.
• Solicite uno o varios presupuestos detallados y comparables.
• Comuníquele al inquilino, por escrito, los daños y la estimación inicial.
• Conserve facturas y justificantes de pago de las reparaciones efectivamente realizadas.

Derechos del propietario y límites al retener la fianza

El propietario puede imputar a la fianza, y a las garantías adicionales si las hay, los importes que correspondan a obligaciones del inquilino: rentas pendientes, cantidades asimiladas y, en su caso, daños acreditados. Ahora bien, retener la fianza no equivale a poder fijar unilateralmente cualquier cuantía: conviene justificarla con pruebas y con importes razonables.

Una mala práctica habitual es compensar sin explicación o sin soporte documental. Esto favorece que el inquilino discuta la retención, solicite devolución y fuerce un conflicto adicional. La clave es una liquidación clara, con desglose, fechas y documentos.

• Haga una liquidación por escrito: rentas, suministros, daños y otros conceptos.
• Relacione cada daño con foto, presupuesto y factura, si ya existe.
• Evite imputar como daño lo que sea mantenimiento ordinario o desgaste por uso.
• Si la fianza no cubre, cuantifique el excedente a reclamar de forma separada.
• Si existe aval o garantía adicional, revise condiciones de ejecución y plazos.

Costes y consecuencias habituales para el propietario

Además del coste directo de reparación, los desperfectos graves suelen implicar pérdida de tiempo, demora en la reocupación del inmueble y, en ocasiones, impagos asociados: suministros, comunidad, tasas o limpieza. Estas partidas se reclaman mejor cuando se separan y se documentan de forma independiente.

Si se judicializa, hay que considerar costes de procedimiento, posibles periciales, tiempos de tramitación y la solvencia real del deudor. En la práctica, un buen análisis previo incluye la pregunta clave: incluso ganando, ¿podrá cobrarse con medios razonables?

• Cuantifique daños materiales y lucro cesante solo si puede acreditarlo con rigor.
• Separe partidas: reparación, limpieza, reposición, suministros y rentas pendientes.
• Evalúe si conviene una valoración pericial en daños complejos o discutibles.
• Compruebe solvencia y localización del inquilino antes de iniciar una vía larga.
• Calcule el coste de oportunidad de mantener la vivienda vacía frente a negociar.

Pruebas y documentación clave para acreditar los daños

En conflictos por desperfectos, la prueba es el eje. No basta con afirmar que la vivienda quedó mal, hay que demostrar qué existía al inicio, qué se encontró al final y cuál es el coste razonable de devolverla al estado pactado. Por eso, contrato, inventario, fotos y facturas suelen ser determinantes.

También importa la trazabilidad documental: correos, mensajes, recibos de rentas y suministros, partes de incidencias y cualquier comunicación sobre uso, reparaciones o autorizaciones. Si se ha requerido al inquilino, la forma y el contenido del requerimiento suelen marcar el siguiente paso.

• Contrato de arrendamiento y anexos, incluyendo inventario y estado inicial si existen.
• Reportaje fotográfico y vídeo del estado final, idealmente fechado y completo.
• Presupuestos y facturas de reparación, con desglose por partidas y materiales.
• Requerimiento fehaciente al inquilino, por ejemplo mediante burofax, con descripción de daños y liquidación.
• Trazabilidad documental: recibos de renta, extractos, facturas de suministros, correos, comunicaciones y acta de entrega de llaves.

Pasos para actuar con orden tras la entrega de llaves

Una actuación ordenada evita errores comunes, como discutir por teléfono sin rastro, reparar sin prueba o enviar reclamaciones inconcretas. El propietario gana fuerza cuando construye un expediente sencillo: fechas, documentos, fotos y una liquidación clara.

Si todavía no se han devuelto llaves o la entrega es confusa, es prioritario aclarar la posesión y el momento exacto de la devolución. Eso afecta al devengo de rentas, a la responsabilidad por daños posteriores y al cálculo de suministros.

• Fije por escrito la fecha efectiva de salida y devolución de llaves.
• Levante un inventario de salida con fotos, habitaciones y elementos relevantes.
• Reúna presupuestos y seleccione reparaciones necesarias y proporcionadas.
• Elabore una liquidación provisional: fianza, rentas, suministros y daños.
• Comuníquele al inquilino la liquidación y dé un plazo razonable de respuesta.

Notificaciones y negociación: cómo exigir reparación o pago

La negociación es útil cuando hay margen para un acuerdo rápido y el inquilino responde. Aun así, conviene que todo quede por escrito, con cifras y plazos, para evitar malentendidos. Si el inquilino niega los daños o guarda silencio, un requerimiento bien formulado suele ser el paso natural.

Notificar correctamente no es un detalle menor. En España, la falta de trazabilidad en la comunicación puede dificultar acreditar que se reclamó, qué se reclamó y cuándo. En casos con impago de rentas, además, la forma y el momento del requerimiento pueden tener efectos procesales relevantes, por lo que es importante cuidar contenido y envío.

• Utilice comunicaciones escritas con fecha y contenido claro, evitando conversaciones solo verbales.
• Si hay acuerdo, deje un documento firmado con importes, calendario y consecuencias de incumplimiento.
• Si no hay acuerdo, envíe un requerimiento fehaciente con desglose de daños y documentos adjuntos.
• Proponga regularización o calendario de pagos cuando sea razonable y verificable.
• Revise si hay impago de rentas y si procede contemplar la enervación en el marco del desahucio, cuidando la notificación.

Vías de reclamación: cantidad, daños y recuperación de posesión

La vía depende del escenario. Si el inquilino ya ha entregado llaves y el conflicto es económico, lo habitual es una reclamación de cantidad por daños, suministros o rentas pendientes. Si todavía ocupa el inmueble sin título, el objetivo prioritario puede ser la recuperación de la posesión, y la reclamación económica puede acumularse o reservarse según estrategia.

En todo caso, conviene alinear la reclamación con lo que puede probar. Cuando el daño es técnico o muy discutible, una pericial puede ayudar, pero también aumenta costes. Cuando la cuantía es clara y documentada, una reclamación bien estructurada suele ser más eficiente.

• Defina el objetivo: cobrar, recuperar posesión, o ambos, y en qué orden.
• Determine la cuantía y la vía procesal más adecuada según el caso.
• Prepare un dosier de prueba: contrato, inventario, fotos, requerimientos, facturas.
• Valore medidas de cobro posteriores: embargo, localización de bienes, ejecución.
• Si hay avalista o garantía, analice cómo y cuándo puede dirigirse contra ellos.

Si ya se ha firmado o ya se ha actuado: cómo reconducir

A veces el propietario ya ha retenido la fianza, ha reparado o incluso ha firmado un acuerdo sin suficiente detalle. Aun así, suele ser posible reconducir la situación si se ordena la documentación y se aclara qué se pactó, qué se pagó y qué queda pendiente.

Si existe reconocimiento de deuda, conviene revisar forma, cuantía, vencimientos y si se incluyeron garantías o consecuencias ante impago. Si ya se inició un procedimiento, es fundamental coordinar la estrategia probatoria, evitar contradicciones y no realizar nuevas comunicaciones que puedan perjudicar la posición del propietario.

• Reúna todo lo ya realizado: fotos previas, facturas, mensajes, liquidación y justificantes.
• Revise el acuerdo firmado: importes, plazos, forma de pago y qué conceptos incluye.
• Si se retuvo fianza sin detalle, prepare una liquidación explicativa con documentos.
• Si el inquilino pagó parcialmente, deje trazabilidad bancaria y conciliación de saldos.
• Si hay procedimiento en marcha, centralice comunicaciones y actúe con coherencia documental.

Preguntas frecuentes

Estas dudas aparecen con frecuencia cuando el inquilino deja desperfectos graves. La respuesta concreta depende del contrato, de la prueba y del momento en que se actúe.

P: ¿Puedo quedarme toda la fianza si hay daños?

R: Solo si los daños y demás conceptos imputados están acreditados y el importe es razonable. Es recomendable una liquidación detallada con pruebas y facturas o presupuestos.

P: ¿Qué pasa si no tengo inventario inicial?

R: Se puede reclamar, pero será más discutible. Ayuda aportar fotos previas, actas, comunicaciones, anuncios del inmueble o cualquier evidencia objetiva del estado anterior.

P: ¿Debo reparar antes de reclamar?

R: Puede reparar, pero conviene documentar antes el estado final y conservar presupuestos y facturas. Si no hay urgencia, comunicar primero suele evitar discusiones.

P: ¿Puedo reclamar también suministros impagados?

R: Sí, si se acredita que corresponden al periodo de ocupación del inquilino y que usted los ha pagado o están pendientes. Facturas, lecturas y extractos son claves.

P: ¿Qué ocurre si el inquilino no es solvente?

R: La reclamación puede ser viable, pero el cobro puede complicarse. Por eso es útil valorar garantías, avalistas y estrategia de ejecución antes de iniciar una vía judicial.