Qué hacer si el inquilino no entrega las llaves

Verificar contrato y escenario inicial

Cuando el inquilino no entrega las llaves al finalizar el contrato, el primer paso es leer con detalle el contrato de arrendamiento. Busca cláusulas sobre la entrega de llaves, el estado de la vivienda, la fecha exacta de finalización y si se prevén penalizaciones por retraso. Revisa también anexos como inventarios, fotografías del estado inicial y cualquier documento de entrega previa. Esta revisión te permitirá saber qué obligaciones estaban claramente pactadas y qué plazos se consideraron esenciales. Un análisis ordenado evitará respuestas impulsivas que puedan complicar la recuperación de la posesión o la liquidación de la fianza.

A continuación, determina la situación actual: ¿el inquilino ha abandonado la vivienda pero no devuelve las llaves?, ¿sigue dentro y alega una prórroga o incidencias? Diferenciar entre falta de entrega formal (sin ocupación) y ocupación de hecho es clave, porque las medidas legales y de seguridad varían. Si el contrato ha expirado y no hay prórroga válida, el arrendatario está obligado a restituir la posesión material y jurídica, lo que incluye entregar todas las copias de las llaves y permitir la comprobación del estado del inmueble.

Con esta información, podrás planificar un requerimiento sólido, calcular rentas devengadas en caso de retraso y preparar una inspección ordenada. Evita cambiar cerraduras sin base documental o sin acreditar abandono, porque podrías exponerte a controversias innecesarias. Documentar todo desde el primer día te situará en mejor posición para negociar o, si fuera preciso, acudir a la vía judicial.

Requerimiento fehaciente y plazos

El paso siguiente es realizar un requerimiento fehaciente de entrega de llaves. Lo habitual es remitir un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, o utilizar servicios equivalentes de comunicación certificada digital. En el escrito, indica: la fecha de vencimiento del contrato, la obligación de restituir la posesión con la entrega de todas las llaves, la propuesta de día y hora para firmar el acta de entrega, y las consecuencias del retraso (rentas o penalizaciones diarias pactadas). Este requerimiento prueba que diste una oportunidad real y razonable para cumplir voluntariamente.

Fija plazos claros y prudentes, por ejemplo 48–72 horas para responder y 5–7 días para la entrega efectiva, salvo urgencia. Si existe riesgo para la vivienda (filtraciones, averías, morosos colindantes) puedes justificar un plazo más corto. Adjunta al requerimiento una propuesta de acta simple, indicando qué se comprobará (inventario, lecturas, llaves, limpieza) y qué se abonará o retendrá (fianza) según el resultado de la inspección. Señala también el lugar de entrega —en la vivienda o en la sede del arrendador/administrador— y un canal alternativo por si el arrendatario no puede acudir personalmente.

Si el inquilino no responde o rehúsa el acto, habrás generado un expediente probatorio útil para fases posteriores. En ocasiones, este paso basta para desbloquear la situación, especialmente cuando el arrendatario teme acumular rentas por demora o ver comprometida la devolución de la fianza.

Acta de entrega, inventario y lecturas

El momento de la entrega de llaves debe formalizarse mediante un acta breve, clara y firmada por ambas partes (o sus representantes). Incluye la identificación de arrendador y arrendatario, la dirección de la vivienda, la fecha y hora, y el número de llaves y mandos entregados. Añade un apartado de inventario y estado: paredes, suelos, carpinterías, sanitarios, electrodomésticos, mobiliario si lo hubiera. Incorpora fotografías con marca temporal y, si es posible, un pequeño vídeo del recorrido final. Registrar lecturas de agua, luz y gas evitará disputas sobre consumos. Si hay desperfectos más allá del uso normal, descríbelos con precisión y adjunta estimación o procedimiento para su valoración.

En el acta puede constar la liquidación provisional: deudas de renta, suministros pendientes, limpieza, pintura o reparaciones. Puedes establecer una retención temporal de parte de la fianza mientras se obtienen presupuestos, informando al inquilino del plazo para comunicar el resultado y efectuar el abono o la compensación definitiva. Si el arrendatario no comparece, deja constancia en un acta unilateral con testigo o con intervención de un profesional (administrador/abogado), guarda las evidencias y remite copia al inquilino.

Una acta bien hecha permite cerrar la relación con seguridad jurídica, acelerar la devolución de la fianza en lo que proceda y minimizar posteriores reclamaciones. Además, servirá como prueba sólida si hay que acudir a un procedimiento.

Rentas, penalizaciones y ocupación

Mientras no se devuelvan las llaves, se presume que el inquilino conserva la posesión del inmueble. Eso implica que, salvo pacto distinto, pueden devengarse rentas o indemnizaciones por ocupación equivalente a la renta pactada. Si tu contrato prevé penalización diaria o mensual por retraso en la entrega, calcúlala desde el día siguiente al vencimiento. Mantén un cuadro de devengo con fechas, importes y conceptos (renta, suministros, gastos de comunidad si estaban a su cargo) para poder reclamar después con claridad y acreditar la cuantía exacta.

Distingue entre retraso formal (no entrega de llaves, pero vivienda vacía) y ocupación material (el inquilino o terceros siguen usando el inmueble). En el primer caso, el foco está en cerrar el acto de entrega y liquidar; en el segundo, es posible que necesites medidas de tutela posesoria o incluso un procedimiento de desahucio si no hay título vigente. Evita actuaciones por tu cuenta que puedan considerarse perturbación de la posesión (por ejemplo, cortar suministros sin base legal), porque podrían volverse en tu contra.

Una gestión contable ordenada aumenta tu capacidad de negociación y simplifica la reclamación amistosa o judicial. Mantener la proporcionalidad y la transparencia también ayuda a cerrar acuerdos más rápidos.

Medidas urgentes y seguridad

Si sospechas abandono y hay riesgo para la vivienda (p. ej., puertas sin cerrar, filtraciones, alarmas activadas), prioriza la seguridad. Antes de cambiar la cerradura, intenta acreditar el abandono: ausencia de enseres, contadores en cero, vecinos que confirmen la marcha, comunicaciones sin respuesta reiterada. Cuando el riesgo sea evidente o la vivienda quede desprotegida, la intervención de un cerrajero puede estar justificada, dejando constancia fotográfica y levantando un acta de acceso por urgencia. Después, comunica al arrendatario lo ocurrido y concierta igualmente la entrega formal de llaves para cerrar la liquidación.

En edificios con portería o administración de fincas, avisa para que no se facilite acceso a terceros no autorizados y para que te informen de incidencias. Revisa seguros de hogar y responsabilidad civil por si cubren daños derivados del abandono o actos vandálicos durante la transición. Si persisten signos de ocupación ilegítima por terceros, valora denunciar con prontitud y consulta sobre la vía procesal más adecuada para la recuperación de la posesión.

Equilibrar la protección del inmueble con el respeto a la posesión evita controversias. La trazabilidad documental será tu mejor defensa si más tarde el inquilino cuestiona tu actuación.

Acuerdo amistoso y mediación

Antes de escalar, intenta un acuerdo práctico: propone una fecha inmediata para la entrega de llaves, ofrece alternativas (apoderar a un tercero, entrega en conserjería con recibí, mensajería certificada) y plantea una liquidación clara: condonación parcial de rentas de demora a cambio de una entrega rápida y ordenada. En muchas ocasiones, la falta de entrega responde a miedo a perder la fianza o a no poder afrontar pequeñas deudas de suministros; si presentas números transparentes y opciones de pago, el arrendatario suele colaborar.

La mediación —formal o informal— ayuda a rebajar tensiones y alinear expectativas. Un tercero neutral puede facilitar un calendario en el que ambas partes cumplan: desalojo, limpieza mínima, revisión, firma del acta y liquidación. Si se alcanza un acuerdo, plásmalo por escrito, con fechas, importes y consecuencias del incumplimiento. Puedes incluir un compromiso de no emprender acciones si se cumple el plan, y la renuncia a reclamaciones adicionales una vez finalizada la liquidación y devueltas las llaves.

Un acuerdo bien diseñado acorta tiempos, reduce costes y evita la incertidumbre de un pleito. Además, protege la reputación de todos los implicados y reduce el estrés asociado a la finalización del arrendamiento.

Vía judicial y opciones procesales

Si el requerimiento fehaciente y los intentos de acuerdo fracasan, valora la vía judicial adecuada según el escenario: expirado el contrato sin devolución de llaves, suele plantearse una acción de desahucio por término de contrato o una reclamación de cantidad por las rentas/indemnizaciones devengadas. Cuando existe ocupación sin título, la recuperación posesoria mediante procedimientos sumarios puede ser la herramienta adecuada. La elección depende de la prueba disponible, la urgencia y la estrategia para minimizar riesgos y tiempos.

Prepara la demanda con un dossier ordenado: contrato y anexos, comunicaciones (burofax y correos certificados), actas o intentos de acta, planillas de devengo, fotografías y testigos. Solicita, si procede, medidas cautelares para evitar nuevas perturbaciones o asegurar la eficacia de la sentencia. Durante el proceso, mantén abierta la puerta a una transacción que permita la entrega inmediata de llaves y la liquidación, consignando judicialmente, si hiciera falta, las cantidades discutidas.

Una vía judicial bien planteada no solo persigue la recuperación de la posesión, también ordena la liquidación final evitando controversias futuras. La previsión probatoria y la coherencia en las pretensiones marcan la diferencia.

Fianza, daños y liquidación final

La fianza cumple una función de garantía frente a impagos y daños. Una vez recuperadas las llaves y verificado el estado, calcula los saldos: rentas o indemnizaciones devengadas, consumos pendientes, limpieza extraordinaria y reparaciones por desperfectos imputables al inquilino. Diferencia el desgaste por uso normal de los daños por mal uso o negligencia. Documenta con facturas o presupuestos y comunica por escrito el resultado, proponiendo el abono al arrendatario o la compensación con la fianza. Indica el plazo para alegaciones y la forma de pago o devolución.

Evita retenciones indefinidas: fija un calendario razonable para obtener presupuestos (por ejemplo, 7–10 días) y cerrar la liquidación. Si hay discrepancias, ofrece una revisión conjunta con nuevos presupuestos o un peritaje sencillo. Conservar la trazabilidad —fotos, acta, justificantes— te permitirá defender la imputación de costes. Cuando el saldo resulte a favor del inquilino, efectúa la devolución con rapidez; además de ser lo correcto, reduce el incentivo para disputar otros extremos.

Una liquidación transparente y ágil es la mejor manera de concluir la relación arrendaticia con seguridad y evitar reclamaciones posteriores.

Prevención, cláusulas y buenas prácticas

Los problemas con la entrega de llaves suelen prevenirse desde la firma del contrato. Incorpora una cláusula específica que detalle el procedimiento de devolución: fecha y hora, lugar, acta con inventario, lecturas, penalización diaria por retraso y devengo de indemnización equivalente a renta mientras no se restituyan llaves. Añade la obligación de comunicar un domicilio electrónico válido para notificaciones y que cualquier cambio se haga por escrito. Prevé la posibilidad de entrega a través de apoderado y detalla cómo se gestionará la fianza y en qué plazos se liquidará.

Durante la vida del contrato, realiza revisiones de mantenimiento pactadas (con preaviso) y guarda evidencias de las reparaciones a cargo de cada parte. En el último mes, envía un recordatorio de fin de contrato con checklist de salida: limpieza, pequeñas reparaciones, retirada de enseres, cancelación de suministros o cambio de titularidad, y recogida de residuos voluminosos. El día de la entrega, lleva un modelo de acta sencillo, numerado, con espacio para observaciones y para la relación exacta de llaves y mandos.

Una cultura de documentación y previsión reduce drásticamente las incidencias. Cada comunicación cuenta: cuanto más claro sea el procedimiento, menos espacio queda para malentendidos y conflictos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar la cerradura si el inquilino no entrega las llaves?
Es recomendable acreditar primero el abandono o contar con un acuerdo/acta. Si hay riesgo objetivo para la vivienda, documenta la urgencia (fotos, testigos) y comunica de inmediato al inquilino las medidas adoptadas, ofreciendo igualmente un acto formal de entrega y liquidación.

¿Se devenga renta mientras no se devuelven las llaves?
Con carácter general, sí: se entiende que no se ha restituido la posesión y pueden devengarse rentas o una indemnización equivalente, además de las penalizaciones pactadas por retraso si existen en el contrato.

¿Qué hago si el inquilino no acude a la cita para el acta?
Deja constancia en un acta unilateral con testigo, conserva el justificante del requerimiento y reitera una nueva fecha breve. Mantener un expediente probatorio sólido facilitará un acuerdo o, en su defecto, el éxito de una reclamación.

¿Cuándo debo devolver la fianza?
Tras la entrega de llaves y la verificación del estado. Si hay daños o deudas, puedes retener lo necesario de forma justificada, comunicando por escrito la liquidación y los soportes (facturas, presupuestos) en un plazo razonable.

¿Es útil la mediación en estos casos?
Sí. Un mediador o un profesional que actúe como tercero neutral ayuda a cerrar fechas y cantidades, reduce tensiones y evita costes de un proceso judicial.