Qué hacer si el inquilino se niega a firmar fin de contrato

Contexto legal y riesgos cuando el inquilino no firma

Cuando un inquilino se niega a firmar el fin de contrato de arrendamiento, el propietario suele temer quedar “atrapado” en una relación contractual que ya debería haber concluido. La firma del finiquito o documento de entrega es una prueba útil, pero no es la única manera de acreditar la extinción del arrendamiento. El elemento clave es demostrar de forma fehaciente que el plazo venció o que concurre una causa de resolución prevista en el contrato o en la ley aplicable, y que el arrendador ha actuado diligentemente comunicándolo.

Los riesgos principales de no documentar el cierre son: (i) controversias sobre el estado del inmueble y la devolución de fianza, (ii) reclamaciones por rentas posteriores o por ocupación indebida, (iii) disputas sobre suministros y consumos, y (iv) dificultades para recuperar la posesión si el inquilino retiene llaves o se niega a abandonar. Por eso, incluso sin la firma del inquilino, el propietario debe construir un expediente probatorio sólido con comunicaciones formales y evidencias objetivas del estado y de la entrega.

Otro riesgo es confundir “no firma” con “no hay acuerdo”. La negativa a firmar un documento no significa que el contrato siga vivo si el plazo ya venció y se ha requerido formalmente la entrega. Tampoco bloquea la posibilidad de iniciar acciones de desahucio por expiración del término o por incumplimiento, ni la de reclamar daños y perjuicios. Lo que sí puede hacer es complicar la prueba de hechos básicos (fecha de salida, estado, entrega de llaves), por lo que conviene anticiparse con un protocolo claro.

Documentación imprescindible antes del fin

Antes de llegar a la fecha de finalización, conviene preparar una carpeta con todos los documentos relevantes. Empiece por el contrato de arrendamiento y posibles anexos (prórrogas, incrementos, pactos sobre preavisos, cláusulas de resolución, penalizaciones). Añada comunicaciones previas (emails, WhatsApp, cartas) donde conste la fecha de finalización, así como el inventario inicial y las fotografías del estado de entrega al comienzo del alquiler. Todo esto permite comparar y justificar retenciones de fianza o reclamaciones por daños.

Incluya facturas de suministros y lecturas recientes de contadores para fijar con claridad hasta qué fecha se hace cargo el inquilino. Si el contrato traslada la titularidad de los suministros al arrendatario, guarde los justificantes del cambio y verifique posibles impagos o deudas acumuladas que puedan repercutir en el propietario. Prepare también un modelo de acta de entrega de llaves e inventario actualizado, aunque sea el dueño quien lo firme, porque podrá acompañarse de evidencias complementarias (fotos, vídeo, testigos, notario).

Con esta preparación, si el inquilino se niega a firmar el fin de contrato, el propietario ya tendrá listo un conjunto de documentos que respaldan la extinción y facilitan decidir entre vías amistosas o formales, además de reducir la discusión sobre fianza y desperfectos.

Comunicación formal: burofax y plazos

La piedra angular cuando hay negativa de firma es el burofax con certificación de texto y acuse de recibo. En él, el propietario comunica la fecha de extinción (por vencimiento del plazo o causa de resolución), requiere la entrega de llaves y la desocupación, y ofrece una o varias fechas para realizar una visita de comprobación con inventario. También puede anunciar que, si el inquilino no colabora, se levantará acta notarial y se iniciarán acciones legales.

Es recomendable enviar el burofax con antelación suficiente al vencimiento: si el contrato exige preaviso, respételo. Si ya venció y el inquilino sigue dentro, requiera de inmediato la restitución de la posesión y el pago de rentas o indemnización por ocupación. Sea claro, cortés y preciso: indique dirección del inmueble, número de contrato, fechas, teléfonos de contacto, y proponga un lugar y franja horaria para la entrega. Conserve el justificante del burofax y prepare un segundo intento si el primero no es recogido.

Entrega de llaves e inventario

La entrega de llaves es el hito que marca, en la práctica, el cierre del arrendamiento. Si el inquilino acude pero se niega a firmar, el propietario puede documentar igualmente la devolución: hacer fotos y vídeo del momento, registrar el número de juegos recibidos, y capturar las lecturas de contadores. Si el inquilino no acude, proponga una caja de seguridad, mensajería o notaría donde depositarlas, siempre dejando constancia por escrito.

Respecto al inventario, lo ideal es recorrer cada estancia y anotar estado, averías y ausencia de elementos. Tome fotografías con detalle (puertas, electrodomésticos, paredes, suelos, baños) y compare con el inventario inicial. Si detecta daños más allá del uso normal, guarde presupuestos o facturas de reparación. Esa evidencia será clave para justificar retenciones de la fianza o reclamaciones adicionales.

Actas notariales y testigos

Si el inquilino rehúsa firmar o no comparece, el acta notarial de presencia ofrece una prueba objetiva del estado del inmueble, de la existencia o no de ocupantes y de la entrega de llaves. El notario puede personarse o recibir el depósito de llaves, y reflejar en el acta inventario, lecturas y circunstancias relevantes. Es un coste adicional, pero puede ahorrar litigios o reforzar sustancialmente una posterior demanda.

Otra opción es acudir con testigos (por ejemplo, un administrador de fincas, conserje o vecino) que puedan acreditar la entrega o la negativa del inquilino. Pida a los testigos que identifiquen la fecha, hora y hechos que presenciaron. Aunque la prueba testifical es menos “fuerte” que la notarial, bien coordinada y acompañada de material gráfico y comunicaciones formales, resulta muy eficaz.

Resolución unilateral y daños

La negativa del inquilino a firmar no impide la resolución cuando concurre causa legal o contractual: vencimiento del plazo, incumplimiento (impagos, subarriendo no permitido, obras sin consentimiento, actividades molestas), o desistimiento conforme a las reglas pactadas. En cada caso, el propietario debe dejar constancia de la causa y de la fecha a partir de la cual considera extinguido el arrendamiento, requiriendo la restitución de la posesión.

En materia de daños, distinga entre el desgaste por uso normal y los desperfectos imputables al arrendatario. Las cláusulas sobre pintura, mantenimiento y retorno en buen estado deben interpretarse con prudencia; conviene apoyarse en informes o presupuestos de profesionales. Para cuantificar la indemnización, recopile facturas y tiempos de inactividad (días sin alquiler por reparaciones), y valore si procede compensación adicional por ocupación posterior a la extinción.

Vía judicial: desahucio y reclamación

Si el inquilino no entrega la posesión ni colabora, la vía judicial es el cauce para recuperar el inmueble y reclamar rentas o daños. El procedimiento de desahucio por expiración del término o por falta de pago es ágil en comparación con otros juicios, especialmente si la documentación está ordenada: contrato, burofax de requerimiento, inventarios, prueba gráfica, y cualquier intento de entrega de llaves frustrado.

Es recomendable solicitar, junto al desahucio, la condena al pago de rentas debidas y de una indemnización por ocupación desde la fecha de extinción hasta la efectiva entrega. En paralelo, si existen daños relevantes, puede acumularse o plantearse una reclamación independiente con presupuesto y peritaje. Una buena estrategia procesal puede incluir medidas para agilizar el lanzamiento y evitar dilaciones, preparando desde el principio la ejecución de sentencia.

Cómo prevenir conflictos en el futuro

La prevención empieza en la redacción del contrato. Incluya cláusulas claras sobre preaviso, forma de comunicaciones (domicilio y email a efectos de notificaciones), inventario detallado con fotos anexas, y protocolo de entrega de llaves con lectura de contadores. Añada un calendario tentativo de salida y una previsión de penalizaciones proporcionadas por retraso injustificado en la entrega.

En la gestión cotidiana, mantenga un canal de comunicación profesional, documentado y respetuoso. Confirme por escrito cualquier acuerdo relevante (p. ej., prórrogas, entrada de técnicos, pequeñas reparaciones) y archive de forma ordenada. Antes del fin de contrato, envíe un recordatorio de obligaciones: limpieza, retirada de enseres, pintura si procede, y horarios de inspección. Esta cultura de orden reduce el conflicto y facilita cierres fluidos, incluso si el inquilino evita firmar.

Cronograma de acciones recomendado

Un cronograma ayuda a actuar con seguridad cuando el inquilino se niega a firmar el fin de contrato. La siguiente guía le permitirá ordenar pasos y pruebas.

Esta secuencia, consistente y documentada, minimiza discusiones y acelera la recuperación del inmueble y de las cantidades debidas, aun sin la firma del inquilino.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cerrar el contrato sin la firma del inquilino? Sí. Si el plazo venció o concurre causa de resolución y lo acredita con comunicaciones fehacientes y pruebas de entrega, la falta de firma no impide la extinción.

¿Qué hago con las llaves si no quiere entregarlas? Requiérale por burofax y ofrezca depósitos alternativos (notaría, mensajería). Documente cada intento y, si persiste la retención, valore demanda y acta notarial.

¿Cómo gestiono la fianza sin su firma? Realice liquidación motivada: inventario final, fotos, lecturas y facturas. Notifique por escrito. Si hay disputa, podrá defender la retención justificada o reclamar daños.

¿Conviene siempre levantar acta notarial? No siempre, pero es muy recomendable si prevé litigio por estado del inmueble, ocupación o daños relevantes.

¿Cuándo acudir a la vía judicial? Si no hay entrega de posesión, si se retienen llaves, existen impagos o el inquilino ignora requerimientos formales. La preparación documental acelerará el proceso.