Pasos legales para retener fianza por daños

Marco legal y principios para retener la fianza

Retener total o parcialmente la fianza por daños es una facultad del propietario siempre que se cumplan tres principios básicos: existencia de daños imputables al inquilino, prueba suficiente de esos daños y proporcionalidad económica entre el perjuicio y la cantidad retenida. La fianza de arrendamiento tiene por objeto garantizar el cumplimiento de las obligaciones del arrendatario; por ello, los conceptos legítimos para su aplicación incluyen desperfectos más allá del uso normal, impagos de suministros y determinados gastos de reposición. En cambio, el desgaste ordinario por el uso y el paso del tiempo no justifica la retención.

Para actuar con seguridad jurídica, conviene entender la lógica del proceso: finalización del contrato, comprobación del estado del inmueble, valoración económica y comunicación formal al inquilino con una propuesta clara. Una retención que no respete estos pasos aumenta el riesgo de reclamaciones y de perder en un eventual procedimiento judicial. Asimismo, resulta clave respetar los plazos habituales de devolución y la obligación de motivar la retención con documentación verificable (fotos, informes, facturas proforma o definitivas).

Antes de llegar al final del alquiler, es recomendable pactar en el contrato un protocolo de entrega (acta de recepción con checklist, conteo de llaves y lectura de contadores). Este protocolo no solo agiliza la devolución, sino que permite delimitar con precisión qué se considera daño y qué es mantenimiento ordinario. También ayuda a evitar debates subjetivos, por ejemplo, sobre pinturas con marcas menores o el estado de electrodomésticos con años de uso. El objetivo es convertir percepciones en hechos verificables.

Documentación indispensable antes de retener

La fuerza de una retención se sostiene sobre la documentación. En primer lugar, el contrato de arrendamiento y el inventario inicial con fotografías de alta calidad son la piedra angular: describen el estado de la vivienda y los bienes al inicio. En segundo lugar, el acta de entrega (o parte de salida) en la que conste el estado al término, la lectura de contadores, el número de llaves y observaciones firmadas por ambas partes. Cuanto mayor sea la precisión (números de serie de electrodomésticos, marcas de pintura, estado de suelos), menor será el margen de conflicto posterior.

A continuación, reúnase la evidencia de los daños: fotos con fecha, vídeos cortos que muestren funcionamiento anómalo, presupuestos detallados, facturas proforma o definitivas y, cuando proceda, informes técnicos o un peritaje sencillo. En el caso de daños en elementos comunes atribuidos al inquilino, incorpore comunicaciones de la comunidad que acrediten el hecho y su imputación. Por último, recopile justificantes de pagos de suministros pendientes o constancias de impago.

• Contrato e inventario inicial con fotos de calidad.
• Acta de entrega con checklist y firmas.
• Pruebas gráficas de los daños (fotos, vídeos).
• Presupuestos y facturas desglosadas por concepto.
• Lectura de contadores y recibos de suministros.
• Informes técnicos o peritaje cuando haya controversia.

Evaluación de daños y pruebas gráficas

La dificultad más habitual es diferenciar entre desgaste por uso normal y daño imputable. Para sostener la retención, describa cada daño de forma objetiva: ubicación exacta, medida aproximada, material afectado y cómo impacta en la habitabilidad o funcionalidad. Por ejemplo, “golpes profundos en puerta de dormitorio (3 marcas de 2–3 cm que atraviesan el barniz)” ofrece más solidez que “puerta dañada”.

Las pruebas gráficas deben ser nítidas, con buena iluminación y, si es posible, una referencia de escala (una cinta métrica o un objeto estándar). Realice planos generales y primeros planos, y conserve los metadatos de fecha y hora. Cuando se trate de aparatos que no funcionan, grabe un vídeo mostrando el fallo. Complete la evidencia con presupuestos de reparación o reposición emitidos por profesionales, desglosando materiales, mano de obra e impuestos. Si existen dudas técnicas (humedades, instalaciones, electrodomésticos), un informe breve de un técnico independiente añade credibilidad.

• Describa con precisión: qué, dónde, cuánto y cómo afecta.
• Incluya fotos generales y detalle; mantenga metadatos.
• Vídeos para fallos de funcionamiento.
• Presupuestos desglosados y comparables.
• Informe técnico en incidencias complejas.

Comunicación formal al inquilino (burofax)

Una vez evaluados los daños y calculado el coste, comunique al inquilino su propuesta de retención mediante un burofax con certificación de contenido y acuse, o un medio equivalente que deje constancia fehaciente. La carta debe ser clara, ordenada y pedagógica: exposición de hechos, referencia al contrato, relación de daños con códigos, evidencia asociada y cuantía de cada concepto. Es conveniente adjuntar un enlace o dossier con fotografías y presupuestos, y ofrecer una vía de respuesta en un plazo razonable.

El tono importa: firme, pero profesional. Evite adjetivos y emociones; centre todo en hechos y documentos. Indique la cantidad de la fianza retenida, la cantidad a devolver (si hay devolución parcial) y el número de cuenta desde el que se efectuará la transferencia de la parte procedente. Si el inquilino discrepa, ofrezca una reunión o mediación. Ese gesto, aun cuando no prospere, refuerza su posición si el conflicto escala.

Cálculo del coste y proporcionalidad

La proporcionalidad es la vara de medir de toda retención. No basta con demostrar el daño; hay que cuantificarlo de forma razonable. Utilice presupuestos de mercado, compare al menos dos ofertas cuando sea posible y evite inflar precios. Si un elemento tiene antigüedad, valore el desgaste amortizable: no es lo mismo sustituir una nevera con diez años que una de dos. Cuando proceda, razone una depreciación parcial del bien y aplíquela al cálculo, dejando constancia de la metodología.

En su cuadro de liquidación, separe: coste de materiales, mano de obra, IVA, tasas de retirada y, si existieran, costes periciales. Señale el total a compensar con fianza y el eventual exceso que, de existir, podría reclamarse aparte. Si el total de daños es inferior a la fianza, explicite la devolución parcial y su fecha estimada. Esta transparencia reduce objeciones y demuestra buena fe.

• Compare presupuestos y justifique la elección.
• Considere antigüedad y depreciación.
• Desglose conceptos y evite redondeos agresivos.
• Explique la relación entre cada daño y su coste.

Devolución parcial, plazos y depósito

Gestionar bien los plazos es tan importante como la prueba. Tras la entrega de llaves, el propietario debe verificar el estado, cuantificar los daños y proceder a la devolución de la parte no controvertida. Cuando haya retención, comuníquela de inmediato y transfiera el excedente si lo hay. Esta devolución parcial demuestra diligencia y evita que se interprete una retención global como abusiva. Además, deje constancia del movimiento bancario y anote el concepto con detalle.

Si en su comunidad autónoma existe un organismo de depósito de fianzas, revise si hay trámites adicionales para justificar la retención o regularizar la devolución. Conservar justificantes y comunicaciones ayuda a cerrar el expediente. Finalmente, si el inquilino plantea objeciones, proponga una mesa de diálogo breve (7–10 días) para intercambiar evidencias y, si procede, ajustar importes. Esta fase suele evitar procedimientos largos y costosos.

Gestión de conflictos: mediación y arbitraje

No todos los desacuerdos deben acabar en juzgado. La mediación y, si se ha pactado, el arbitraje, permiten resolver con rapidez y menor coste. En mediación, un tercero neutral facilita un acuerdo basado en intereses; en arbitraje, un árbitro decide con efectos vinculantes. Para maximizar las posibilidades de éxito, formule una propuesta equilibrada y muestre flexibilidad en partidas menores si con ello obtiene aceptación en los conceptos principales.

Prepare un dossier de evidencias ordenado, con índice y anexos. Defina su línea roja (importe mínimo irrenunciable) y sus concesiones posibles. La experiencia muestra que acuerdos escalonados —pago en dos plazos, por ejemplo— desbloquean posiciones rígidas. Si se alcanza un pacto, deje constancia escrita, con renuncia expresa a acciones futuras sobre los mismos hechos, y ejecute los pagos o devoluciones en las fechas acordadas.

• Mediación para diálogo estructurado y rápido.
• Arbitraje si se ha pactado cláusula específica.
• Dossier claro y propuesta realista.
• Acuerdo por escrito con renuncias y calendario.

Vía judicial: monitorio, ordinario y ejecución

Si el inquilino reclama la fianza íntegra o impugna la retención y no hay acuerdo, valore la vía judicial adecuada. Cuando el propietario debe recuperar cantidades adicionales por encima de la fianza, el procedimiento monitorio es útil si existen documentos que acreditan la deuda líquida, vencida y exigible. Si lo controvertido es la propia retención por daños y hay discusión técnica, puede resultar necesario acudir al juicio verbal u ordinario, en función de la cuantía, aportando todo el material probatorio.

En sede judicial, el éxito depende de la coherencia entre inventario inicial, acta de entrega, evidencia gráfica, presupuestos y comunicaciones de burofax. Evite contradicciones y cuide que todos los importes cuadren con los justificantes. Si la sentencia reconoce su derecho a retener o a cobrar una cantidad, podrá acudir a ejecución si la parte contraria no cumple voluntariamente. Por el contrario, si se declara improcedente la retención, deberá devolver la fianza y, en su caso, abonar intereses.

Errores frecuentes del propietario

Muchos casos se pierden por forma, no por fondo. El primer error es no contar con inventario inicial con fotografías y descripciones precisas. El segundo, entregar o recibir la vivienda sin un acta detallada y sin lectura de contadores. El tercero, comunicar la retención de manera verbal o por mensajería informal, sin prueba fehaciente del contenido. El cuarto, aplicar importes desproporcionados o sin desglosar, lo que resta credibilidad a todo el planteamiento. Y el quinto, mezclar conceptos no cubiertos por la fianza, como penalizaciones no pactadas.

Evite también la retención total automática cuando solo hay daños menores, así como acumular “pequeños conceptos” sin soporte. La transparencia paga: si un presupuesto incluye mejoras que no son estrictamente reparaciones, sepárelo y no lo cargue a la fianza. Finalmente, no descuide la devolución parcial cuando proceda; retener la totalidad hasta resolver puede interpretarse como mala fe.

• Sin inventario ni acta: retención frágil.
• Comunicación informal: riesgo probatorio.
• Importes sin desglosar: falta de proporcionalidad.
• Confundir mejoras con reparaciones.
• No devolver la parte no discutida.

Preguntas frecuentes

¿Puedo retener la fianza por pintura y marcas de uso? El desgaste normal suele considerarse uso ordinario y no justifica la retención. Sí puede retenerse por daños anormales (golpes, agujeros excesivos, manchas profundas) si se documentan y cuantifican con presupuestos realistas.

¿Es obligatorio enviar burofax? No es la única vía, pero es el medio más sólido para acreditar contenido y recepción. Si usa otro canal, asegúrese de que deje constancia inequívoca de qué se comunicó y cuándo.

¿Qué pasa si el coste real es menor que la retención estimada? Debe ajustarse y devolver la diferencia en cuanto disponga de la factura final. Anticípelo en su comunicación para demostrar buena fe.

¿Y si los daños superan la fianza? Puede compensar hasta el límite de la fianza y reclamar el exceso mediante acuerdo o, si no hay solución, por la vía judicial correspondiente, aportando toda la prueba.

¿Cómo evitar conflictos en el futuro? Invierta en un inventario inicial exhaustivo con fotos, un acta de entrega detallada y cláusulas claras sobre mantenimiento, pequeñas reparaciones e incidencias. La prevención reduce disputas y acelera la liquidación final.