Pasos para exigir devolución de llaves al inquilino

Cuándo exigir la devolución de llaves

La devolución de llaves marca el momento en que el inquilino cesa la posesión del inmueble y el arrendador recupera el control efectivo de la vivienda o local. Exigir la entrega de llaves es pertinente cuando el contrato finaliza por expiración del plazo, desistimiento del inquilino en los términos pactados, resolución por incumplimiento o mutuo acuerdo. Sin esa devolución material, el arrendamiento no se considera plenamente extinguido a efectos prácticos: pueden devengarse rentas, gastos o responsabilidades por daños y usos posteriores.

En la mayoría de contratos se fija una fecha de finalización y la obligación de devolver todas las copias de llaves, mandos y tarjetas, junto con el inmueble libre de enseres y en buen estado. Si el inquilino comunica que abandona antes del vencimiento, conviene confirmar por escrito la fecha exacta de entrega y documentar la entrega con un acta. Cuando no existe comunicación, el arrendador debe requerir la devolución de llaves tan pronto tenga indicios de abandono, fin de plazo o incumplimiento.

• Expiración del plazo contractual o prórroga.
• Desistimiento previo aviso (según contrato/ley aplicable).
• Resolución por impago u otro incumplimiento.
• Mutuo acuerdo con documento de liquidación y entrega.

Comunicación previa y plazos

Una comunicación clara y acreditable simplifica la devolución de llaves. Lo recomendable es que, con antelación suficiente, el inquilino notifique la fecha de salida y el arrendador proponga un calendario para la revisión del inmueble y la firma del acta. Cuando se aproxima el vencimiento, el arrendador puede recordar por escrito la obligación de entrega y fijar franja horaria y lugar: idealmente en el propio inmueble, con lectura de contadores y repaso del inventario.

Si el contrato exige preaviso para el desistimiento, exige el cumplimiento del plazo (por ejemplo, 30 días) y encaja la fecha de entrega al último día de ocupación. Cuando el inquilino solicita prórroga o necesita margen, valora un acuerdo escrito donde se delimiten días, rentas proporcionales y penalizaciones si las hay. Mantén el tono profesional: la meta es una entrega ordenada que evite litigios.

• Recordatorio de vencimiento con 15–30 días.
• Confirmación escrita de fecha y hora de entrega.
• Indicación de documentos/llaves/mandos a aportar.
• Advertencia de que sin entrega seguirá devengando renta.

Preparación del acta de entrega

El acta de entrega de llaves es el documento central que prueba la restitución de la posesión. Debe identificar a las partes, al inmueble, la fecha y hora, el número de llaves y mandos, y reflejar el estado del inmueble e inventario. Acompaña fotografías fechadas y, si procede, lecturas de contadores de agua, luz y gas. Si hay pequeños desperfectos, consígnalos y, en su caso, acuerda su coste estimado o el procedimiento para su valoración posterior.

Prepara dos copias firmadas, una para cada parte. Cuando alguna parte no puede asistir, admite representante con poder o autorización. Si prevés conflicto, valora la presencia de un profesional (administrador de fincas o abogado) o un testigo. El acta también puede incluir un checklist: llaves principales, llaves de buzón y trastero, tarjetas de acceso, mandos de garaje, documentación de electrodomésticos y manuales si se entregaron.

• Incluye número de copias de llaves por cada cerradura.
• Anexa fotos de pared, suelos, baños, cocina y ventanas.
• Registra el estado de pintura, humedades y funcionamiento básico.
• Anota incidencias y plazos para solventarlas.

Requerimiento formal: burofax y modelo

Si el inquilino se retrasa o guarda silencio, envía un requerimiento formal solicitando la devolución inmediata de las llaves. El medio más eficaz es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, porque acredita el envío, el texto exacto y la recepción. En ese escrito, fija una fecha límite razonable para la entrega y advierte de que, de no cumplirse, continuarás reclamando rentas, daños y gastos, incluyendo cambio de cerraduras o acciones legales.

El modelo debe ser claro y concreto: identifica el contrato, menciona el motivo del fin (vencimiento, desistimiento, resolución), concreta dónde y cuándo se entregarán las llaves y ofrece varias franjas alternativas. Añade una línea para pactar lectura de contadores e inspección. Mantén un tono profesional y evita reproches innecesarios: el objetivo es obtener la entrega y documentarla.

• Usa burofax con certificación de contenido y acuse.
• Concreta plazos y lugares de entrega.
• Conservar copia del acuse y el texto enviado.
• Anticipa consecuencias legales si no hay entrega.

Qué hacer si el inquilino no entrega las llaves

Cuando el inquilino no devuelve las llaves, actúa con método y trazabilidad. Primero, documenta los intentos de entrega (emails, burofax, llamadas registradas). Segundo, valora un cambio de cerradura solo si la situación lo permite legalmente y tras acreditar abandono o resolución; en caso de duda, consulta asesoría letrada para evitar alegaciones de perturbación de la posesión. Tercero, cuantifica los perjuicios: rentas devengadas, gastos de comunidad, suministros, y posibles daños por retraso en la reposición.

Si el inquilino permanece renuente, inicia acciones: reclamación de cantidad por rentas y daños, y, si fuera preciso, procedimientos para recuperar la posesión si aún la ostenta. En escenarios de abandono evidente (vivienda vacía, sin efectos, contadores a cero), la prueba es esencial. Nunca accedas al inmueble sin cobertura legal suficiente; prioriza la seguridad jurídica.

• Conserva todos los justificantes de comunicación.
• Evita actuaciones que puedan interpretarse como coacción.
• Presupuesta el cambio de cerradura con factura nominativa.
• Solicita medidas cautelares si procede.

Estado del inmueble e inventario

La entrega de llaves debe ir acompañada de la verificación del estado del inmueble. Compara con el inventario y las fotografías iniciales. Diferencia el uso normal (desgaste razonable) de los daños imputables (roturas, manchas severas, faltas de elementos). Realiza un recorrido sistemático: puertas, cerraduras, persianas, grifos, sanitarios, electrodomésticos, ventanas y sellados. Registra incidencias con fotos y describe su alcance en el acta, junto con la reserva de valoración si es necesario un peritaje.

Las lecturas de contadores son clave para cerrar suministros y repartir consumos finales. Anota números de serie y lecturas exactas. Si el inquilino contrató los suministros, pídele que tramite la baja o cambio de titularidad. Si el arrendador es el titular, notifica el cambio de ocupante para evitar cargos indebidos. Cierra también dispositivos de acceso (mandos de garaje, tarjetas, apps) para impedir usos posteriores no autorizados.

• Check de pinturas, suelos, paredes y techos.
• Funcionamiento de grifos, desagües y electricidad.
• Electrodomésticos y mobiliario (si procede).
• Accesorios: buzón, trastero, garaje y zonas comunes.

Fianza, liquidación y cierre del contrato

Tras la devolución de llaves, llega la liquidación: rentas pendientes, consumos, y, especialmente, la fianza. El arrendador debe evaluar si procede devolución íntegra o compensación por conceptos justificados (daños, impagos, limpieza extraordinaria). Comunica por escrito el desglose y acompaña facturas o presupuestos. Fija un plazo razonable para la devolución del remanente de fianza y el medio de pago. Un cierre transparente reduce disputas y preserva la reputación del arrendador.

Incluye en el documento final: fecha efectiva de entrega, estado del inmueble, lecturas de contadores, saldo de rentas, importe de fianza retenida o devuelta y, en su caso, compromisos de reparación. Si el inquilino discrepa, deja constancia y ofrece un cauce de revisión. Conserva el expediente completo (contrato, anexos, comunicaciones, acta, fotos, facturas) por si fuera necesario defender tu posición en una reclamación posterior.

• Desglose claro de conceptos compensados con fianza.
• Entrega de justificantes y facturas.
• Plazo y método de devolución.
• Archivo ordenado del expediente.

Errores habituales y cómo evitarlos

Muchos conflictos nacen de pequeños descuidos en la devolución de llaves. El primero es no documentar el momento exacto: sin acta, resulta difícil probar cuándo terminó la posesión. El segundo, confiar en entregas informales (dejar llaves con un vecino o en el buzón). El tercero, no revisar el inmueble de forma completa, omitiendo desperfectos que luego son controvertidos. El cuarto, no fijar por escrito la liquidación de fianza y conceptos asociados, lo que alimenta reclamaciones.

Para evitarlos, profesionaliza el proceso con plantillas y listas de verificación. Confirma por escrito cada paso, conserva evidencias y establece un tono colaborativo que invite al cumplimiento. Si las relaciones están tensas, considera la presencia de un tercero neutral o un cambio de cerradura posterior a la entrega (con justificante), para proteger el inmueble. Por último, forma un archivo digital seguro con todos los documentos y fotografías de entrada y salida; la organización es tu mejor aliada.

• No uses canales sin acuse de recibo.
• No pospongas indefinidamente la inspección.
• No devuelvas fianza sin revisar consumos y daños.
• No olvides registrar todas las copias de llaves.

Preguntas frecuentes