Pasos para exigir devolución de llaves al inquilino

La devolución de llaves al inquilino debe entenderse, en realidad, como la entrega de llaves por el arrendatario al propietario al terminar el contrato. No es un simple gesto material: sirve para acreditar la restitución de la posesión y cerrar correctamente el arrendamiento, junto con el estado del inmueble, la lectura de suministros y la liquidación final que proceda.

Si el contrato ha finalizado o se ha resuelto, conviene seguir tres pasos básicos: comunicar por escrito la fecha de entrega, documentar el acto con acta e inventario y conservar una prueba fehaciente si el inquilino no comparece o no entrega las llaves. Esta documentación no sustituye a la ley, pero puede ser decisiva si después hay que reclamar daños, rentas o recuperar la posesión.

1. Cuándo puede exigirse la devolución de llaves al inquilino

La exigencia de entrega de llaves nace cuando se produce la finalización del arrendamiento o su extinción por una causa válida. En vivienda, la Ley 29/1994, de Arrendamientos Urbanos, actúa como marco principal; y el Código Civil complementa las reglas sobre cumplimiento, mora e incumplimiento. Si el contrato termina por vencimiento del plazo pactado o por una causa de resolución, el arrendatario debe restituir la posesión del inmueble.

Debe distinguirse entre dos planos. Primero, lo que puede exigirse por fin del alquiler o por resolución del contrato: que el ocupante desaloje el inmueble y entregue las llaves, dejando libre la posesión. Segundo, lo que conviene pactar o documentar: día y hora de la cita, lugar de firma, persona que recibe, inventario, suministros o lectura de contadores. Esto último no constituye un “protocolo legal” cerrado, sino una práctica contractual y probatoria útil, amparada en la autonomía de la voluntad del art. 1255 CC.

Si existe incumplimiento del arrendatario, el art. 27 LAU prevé causas de resolución en arrendamientos de vivienda. En uso distinto de vivienda, puede ser relevante el art. 35 LAU para la extinción del contrato. Además, el art. 1124 CC puede servir como marco general para obligaciones recíprocas cuando proceda valorar una resolución por incumplimiento.

2. Qué conviene revisar antes de pedir la entrega de llaves

Antes de hacer un requerimiento formal, conviene revisar con calma la documentación. El primer punto es el contrato de arrendamiento: fecha de finalización, prórrogas, cláusulas sobre preaviso, domicilio de notificaciones y posibles pactos sobre entrega material del inmueble. También interesa comprobar si hay anexos con inventario, fotografías o relación de llaves entregadas al inicio.

Después, revise si existen cantidades pendientes: rentas, actualizaciones, suministros repercutibles o desperfectos aparentes. No debe confundirse la obligación de restituir la posesión con la liquidación económica final. Aunque haya cuestiones pendientes, suele ser importante dejar constancia de la entrega de llaves y del estado del inmueble para evitar discusiones posteriores sobre la fecha real de devolución.

También conviene preparar la prueba documental: copia del contrato, DNI o identificación de quien recibe, relación de juegos de llaves, lectura de contadores, fotografías fechadas y, si es posible, un borrador de acta de entrega. Cuanto más claro quede el momento del cierre del alquiler, menos margen habrá para conflictos sobre ocupación, mora o fianza.

3. Cómo hacer un requerimiento formal de entrega de llaves

Si se aproxima el fin de alquiler o ya se ha producido la extinción del contrato, es recomendable realizar una comunicación fehaciente. El medio más habitual suele ser el burofax con certificación de texto y acuse, aunque habrá que valorar el canal pactado en contrato y la prueba disponible.

1. Identifique el contrato, la vivienda o local y la fecha de finalización o causa de resolución.
2. Requiera la entrega de llaves en un día, hora y lugar concretos.
3. Indique que la entrega debe documentarse con acta, inventario y lectura de suministros.
4. Advierta, con prudencia, de que la falta de entrega podrá obligar a valorar acciones para recuperar la posesión o reclamar daños y perjuicios, según la documentación del caso.

El tono del requerimiento debe ser firme, pero no amenazante ni impreciso. La clave es dejar constancia de que el propietario está en disposición de recibir la posesión y de cerrar el arrendamiento correctamente. Si después se plantea una reclamación, esta prueba puede resultar relevante para acreditar la fecha en que se solicitó formalmente la devolución.

Cuando exista morosidad u otros incumplimientos, además de la extinción contractual puede analizarse la responsabilidad por daños del art. 1101 CC, siempre en función de lo que pueda probarse.

4. Qué documentar en el acta de entrega y el inventario

El acta de entrega no viene impuesta con un formato legal único, pero es una herramienta muy recomendable. Debe recoger, como mínimo, la identidad de las partes, la fecha y hora, la dirección del inmueble, el número de juegos de llaves entregados y la manifestación de que se restituye la posesión.

• Estado general de la vivienda o local.
• Inventario de muebles, electrodomésticos y accesorios, si los hubiera.
• Fotografías o referencia a reportaje fotográfico adjunto.
• Lectura de agua, luz, gas u otros suministros.
• Observaciones sobre desperfectos, limpieza o reparaciones visibles.
• Pendiente de liquidación final o saldo provisional, si aún no puede cerrarse en ese momento.

Es preferible evitar fórmulas ambiguas. Por ejemplo, si se reciben las llaves pero quedan reservas sobre daños o importes, conviene expresarlo con claridad. Así se reduce el riesgo de que la entrega de llaves se interprete como conformidad plena con el estado del inmueble o con la liquidación económica.

5. Qué ocurre si el inquilino no devuelve las llaves

Si el inquilino no entrega las llaves al terminar el contrato, habrá que valorar con detalle la situación posesoria real. No siempre basta con afirmar que el contrato ha vencido: interesa acreditar si el inmueble sigue ocupado, si se ha abandonado sin entrega formal, si existen enseres dentro o si las comunicaciones han sido recibidas.

En estos casos, la falta de devolución puede obligar a analizar acciones para recuperar la posesión o para reclamar daños y perjuicios, según el caso y la documentación. No conviene imponer una vía única de forma automática. La estrategia puede depender de la fecha de extinción, del contenido del contrato, de la prueba de los requerimientos y de si existe o no ocupación efectiva.

También debe evitarse la autotutela: cambiar la cerradura sin respaldo suficiente o entrar en el inmueble sin seguridad jurídica puede generar problemas probatorios e incluso responsabilidades. Cuando no hay entrega voluntaria, suele ser más prudente revisar previamente el expediente documental con asesoramiento jurídico.

6. Fianza, daños y cierre correcto del alquiler

La fianza no debe confundirse con la entrega de llaves, aunque ambas cuestiones estén conectadas. La devolución o retención total o parcial de la fianza dependerá del estado del inmueble, de las rentas pendientes, de los suministros y de los daños que puedan justificarse. Por eso es tan importante que el cierre del alquiler quede bien documentado.

Un error frecuente es dejar pasar los días sin fijar una cita formal, confiar solo en mensajes informales o no reflejar reservas sobre desperfectos. Otro fallo habitual es discutir primero la fianza y después la posesión, cuando lo más urgente suele ser acreditar la fecha de restitución y el estado de la finca. Cuanto antes se ordenen contrato, comunicaciones, fotos y acta, mejor posición tendrá el propietario para defender sus derechos.

En resumen, al terminar el arrendamiento conviene diferenciar entre lo exigible por ley —la devolución posesoria derivada de la extinción del contrato— y lo recomendable por seguridad jurídica —requerimiento formal, acta, inventario y liquidación final—. Si hay dudas sobre la redacción del contrato, la validez de las comunicaciones o la suficiencia de las pruebas, el siguiente paso razonable es revisar toda la documentación antes de reclamar.