Pasos para exigir pago de gastos comunes

Guía práctica para comunidades de propietarios en España

Cuando se buscan pasos para exigir pago de gastos comunes, en términos jurídicos normalmente se está hablando de la reclamación de cuotas comunitarias, derramas y otros gastos comunes impagados dentro de una comunidad de propietarios. La base legal principal se encuentra en la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, especialmente en materia de obligación de contribuir a los gastos, adopción de acuerdos y reclamación judicial de la deuda.

Ahora bien, no todo deriva directamente de la ley. Hay cuestiones que dependen de los estatutos, del título constitutivo, de acuerdos de junta o de la propia documentación de la comunidad. Y otras habrá que valorarlas según el caso concreto: por ejemplo, cómo se han girado las derramas, qué notificaciones constan, si existe oposición del propietario o si la deuda incluye partidas discutibles.

Por eso, antes de iniciar actuaciones, conviene distinguir con claridad entre lo que la LPH regula expresamente y lo que exige revisar la documentación comunitaria.

1. Qué se entiende por gastos comunes y qué deudas puede reclamar la comunidad

El punto de partida está en el art. 9.1.e LPH, que impone a cada propietario la obligación de contribuir, con arreglo a la cuota de participación o a lo especialmente establecido, a los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, cargas y responsabilidades, siempre que no sean susceptibles de individualización.

Desde esa base, la comunidad puede reclamar, en principio, las cantidades que resulten debidas por conceptos comunitarios correctamente aprobados o exigibles. Entre ellos, de forma habitual, pueden encontrarse:

• Cuotas ordinarias de comunidad.
• Derramas aprobadas por la junta, si proceden conforme a la documentación y al acuerdo adoptado.
• Aportaciones a fondos comunitarios cuando correspondan según la ley o los acuerdos comunitarios válidamente adoptados.
• Determinados intereses o gastos asociados al impago, siempre que exista base para ello y haya que valorar su procedencia en cada caso.

No obstante, conviene ser prudentes. La comunidad no debería incluir sin más cualquier concepto en una reclamación. Habrá que revisar si la partida responde realmente a gastos comunes, si deriva de un acuerdo válido, si está correctamente liquidada y si consta de forma clara en la contabilidad y en el acta.

En la práctica, cuanto más claro esté el origen de la deuda y mejor documentado figure su importe, más sólida podrá ser la reclamación.

2. Comprobaciones previas antes de reclamar a un propietario moroso

Antes de reclamar a un propietario moroso, conviene realizar varias comprobaciones. Este paso es especialmente importante porque muchos problemas posteriores nacen de deudas mal calculadas, notificaciones defectuosas o acuerdos comunitarios poco claros.

• Identificar con precisión al propietario deudor. Habrá que revisar quién es el titular registral o, al menos, quién figura como propietario en la documentación comunitaria actualizada.
• Concretar el importe exacto de la deuda. Conviene separar cuotas ordinarias, derramas y otros conceptos, indicando vencimientos y periodos.
• Revisar si la deuda está respaldada por acuerdos o liquidaciones correctas. En particular, si se reclaman derramas, habrá que comprobar el acuerdo de junta y su reflejo en acta.
• Comprobar el domicilio de notificaciones del propietario. La forma de notificar puede resultar decisiva si más adelante se inicia una reclamación judicial.
• Valorar la situación en junta si el propietario es moroso. El art. 15.2 LPH prevé la privación del derecho de voto del propietario que, al iniciarse la junta, no se encuentre al corriente de pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no las haya impugnado judicialmente o procedido a su consignación. Puede asistir y participar en las deliberaciones, pero con esos requisitos legales conviene revisar si procede o no el voto.

Este último punto suele generar dudas. La privación del derecho de voto del propietario moroso deriva directamente de la LPH, pero su aplicación práctica exige comprobar que concurren sus presupuestos. No conviene dar por supuesto, sin más, que cualquier retraso de pago produce exactamente el mismo efecto en toda junta y en cualquier circunstancia.

Si la comunidad detecta errores en la documentación o en la liquidación, puede ser más prudente corregirlos antes de reclamar. En muchos casos, una revisión previa evita oposiciones posteriores y refuerza la posición de la comunidad en conflictos con comunidades.

3. Cómo documentar correctamente la deuda: junta, certificado y acta

Si la comunidad quiere reclamar judicialmente cuotas impagadas, la documentación es central. El art. 21 LPH conecta la reclamación de las cantidades debidas con la necesidad de aportar una certificación del acuerdo de la junta aprobando la liquidación de la deuda, expedida por quien ejerza las funciones de secretaría, con el visto bueno de la presidencia, salvo que la normativa aplicable o la situación concreta exijan revisar algún extremo adicional.

Desde una perspectiva práctica, conviene trabajar con tres piezas documentales bien diferenciadas:

1. El acuerdo de junta. Debe reflejar de forma clara la aprobación de la liquidación de la deuda o, en su caso, la decisión comunitaria que permita cuantificarla.
2. El acta. Tiene que recoger el acuerdo adoptado con suficiente precisión. Si el acta es ambigua, incompleta o no encaja con la cantidad que luego se reclama, puede surgir un problema probatorio.
3. La certificación. Es el documento que normalmente se utiliza para articular la reclamación monitoria en el marco del art. 21 LPH. Conviene que la deuda aparezca desglosada y sea coherente con la contabilidad y el acuerdo comunitario.

Además, el propio art. 21 LPH exige que al presentar la petición inicial se acompañe, junto con la certificación, un documento acreditativo de la notificación al deudor del acuerdo por el que se aprueba la liquidación. Por eso no basta con que la deuda exista: hay que poder acreditar también cómo y cuándo se notificó.

Si falta alguno de estos elementos, no significa automáticamente que toda reclamación sea inviable, pero sí que habrá que valorar cuidadosamente cómo subsanarlo o si conviene rehacer determinados pasos antes de acudir a la vía judicial.

4. Requerimiento extrajudicial: cuándo conviene enviar un burofax a la comunidad o al propietario

Aunque la LPH no impone en todo caso un burofax previo como requisito indispensable para reclamar judicialmente, en muchos supuestos puede ser una medida útil. El requerimiento extrajudicial permite dejar constancia del impago, facilitar una última oportunidad de pago y, además, ordenar la futura estrategia probatoria.

Lo habitual es que el burofax lo remita la comunidad al propietario deudor. Sin embargo, también puede interesar en sentido inverso: por ejemplo, cuando un propietario discute la liquidación, solicita documentación o cuestiona determinadas partidas antes de que la comunidad reclame.

Enviar un burofax puede convenir especialmente cuando:

• Se quiere intentar un cobro amistoso antes de judicializar el conflicto.
• Interesa dejar constancia fehaciente del importe reclamado y del plazo concedido para el pago.
• Existen dudas sobre si el propietario está recibiendo correctamente las comunicaciones ordinarias de la comunidad.
• Se pretende reforzar la acreditación de la mora o anticipar una posible oposición.

Eso sí, conviene diferenciar bien entre este requerimiento extrajudicial y la notificación del acuerdo de junta a la que se refiere el art. 21 LPH. A veces coinciden o se complementan, pero no deberían confundirse. Si se inicia una reclamación judicial, habrá que comprobar que la comunidad puede acreditar la notificación exigida para ese cauce.

En cuanto al contenido, suele ser recomendable que el burofax identifique al deudor, detalle la deuda, indique su origen y conceda un plazo razonable para el pago o para formular alegaciones. Si se incluyen intereses, gastos o advertencias procesales, conviene hacerlo con prudencia y sin atribuir consecuencias automáticas que luego deban matizarse.

5. Cómo encaja el proceso monitorio en la reclamación de cuotas impagadas

El art. 21 LPH prevé expresamente que la comunidad pueda reclamar las deudas por gastos comunes mediante el proceso monitorio. Se trata del cauce habitualmente utilizado cuando existe una deuda dineraria que puede acreditarse documentalmente y la comunidad dispone de la certificación del acuerdo aprobando la liquidación.

Como marco procesal complementario, la Ley de Enjuiciamiento Civil regula con carácter general el monitorio, pero en materia de comunidades de propietarios conviene partir de lo que establece la LPH sobre la certificación y la notificación del acuerdo.

De forma esquemática, el encaje práctico suele ser este:

1. La comunidad liquida correctamente la deuda y aprueba el acuerdo correspondiente en junta.
2. Se expide la certificación del acuerdo en los términos del art. 21 LPH.
3. Se acredita la notificación del acuerdo al propietario deudor.
4. Si no se produce el pago, la comunidad puede presentar la petición inicial del monitorio con esa documentación.

A partir de ahí, el órgano judicial requerirá de pago al deudor en los términos legalmente previstos. Si paga, el conflicto puede quedar zanjado. Si no paga o si formula oposición, la situación procesal cambia y habrá que valorar el siguiente paso conforme a la LEC y a la cuantía o contenido de la controversia.

Lo importante, desde el punto de vista de la comunidad, es entender que el monitorio no sustituye la necesidad de una buena preparación documental. En muchas ocasiones, la solidez del expediente previo condiciona tanto la viabilidad de la reclamación como la respuesta del deudor.

6. Qué puede ocurrir después: oposición, ejecución, intereses y costas

Una vez iniciada la reclamación, pueden abrirse distintos escenarios. No todos dependen solo de la deuda; también influyen la documentación aportada, la reacción del deudor y el contenido de su eventual oposición.

Si el deudor paga

Si el propietario abona la cantidad reclamada, habrá que comprobar si el pago cubre íntegramente principal, intereses o gastos cuya procedencia se haya reclamado y pueda sostenerse. En caso de pago parcial, conviene dejar constancia exacta de lo pendiente.

Si el deudor no paga ni se opone

En ese supuesto, la comunidad puede interesar la ejecución en los términos procesales aplicables. La posibilidad existe, pero la forma concreta de tramitarla dependerá del estado del procedimiento y de lo que corresponda conforme a la legislación procesal.

Si el deudor formula oposición

La oposición suele desplazar el asunto a una fase declarativa posterior o al cauce que proceda según la cuantía y las reglas procesales. Aquí es donde a menudo se discuten cuestiones como la corrección del acuerdo, la notificación, el cálculo de la deuda, la inclusión de ciertas partidas o la propia condición de propietario obligado al pago.

Intereses y costas

Sobre intereses y costas conviene extremar la prudencia. Pueden llegar a reconocerse en función del caso, de la petición formulada y del resultado del procedimiento, pero no es correcto presentar su imposición como una consecuencia automática e invariable en todos los supuestos. Si la comunidad pretende reclamarlos, deberá existir base para ello y habrá que valorar cómo se solicitan y justifican.

En términos prácticos, cuanto más ordenado y consistente sea el expediente de la comunidad, menos margen suele haber para una oposición basada en defectos formales o contradicciones documentales.

7. Errores frecuentes y medidas para prevenir nuevos impagos

En la reclamación de deuda comunitaria hay errores recurrentes que conviene evitar:

• Reclamar importes sin desglose suficiente. La falta de detalle dificulta la comprensión de la deuda y puede favorecer la oposición.
• Apoyarse en actas ambiguas o incompletas. Si el acuerdo no está bien reflejado, la certificación puede quedar debilitada.
• Confundir la notificación ordinaria con la exigida para la reclamación. No toda comunicación acredita lo mismo ni con la misma fuerza.
• Incluir conceptos discutibles sin revisar estatutos o acuerdos. Hay partidas cuya exigibilidad dependerá de la documentación comunitaria.
• Retrasar demasiado la reacción frente al impago. La pasividad puede complicar la gestión, la prueba y la tesorería de la comunidad.

Para prevenir nuevos impagos, suelen ser útiles algunas medidas de buena gestión:

• Llevar una contabilidad clara y actualizada.
• Aprobar en junta criterios de gestión del cobro dentro del marco legal y documental de la comunidad.
• Revisar estatutos y normas internas para comprobar qué previsiones existen y cuáles no.
• Documentar de forma sistemática notificaciones, recibos devueltos y comunicaciones con propietarios.
• Actuar con rapidez razonable cuando aparecen los primeros impagos.

En ocasiones, una política de reclamación ordenada y homogénea ayuda tanto a cobrar antes como a reducir conflictos dentro de la propia comunidad.

Conclusión

Si la comunidad necesita dar pasos para exigir pago de gastos comunes, lo razonable suele ser seguir esta secuencia: verificar la deuda, revisar la documentación comunitaria, aprobar y documentar correctamente la liquidación, notificar el acuerdo y valorar después la reclamación judicial, normalmente mediante el cauce del art. 21 LPH.

Antes de reclamar, conviene revisar con especial cuidado el acta de junta, la certificación de deuda y las notificaciones practicadas. Son elementos esenciales para sostener la reclamación y para reducir riesgos si el propietario se opone.

Si la deuda persiste, si hay discrepancias sobre derramas o partidas concretas, o si ya se ha formulado oposición, el siguiente paso razonable suele ser consultar el caso con asesoramiento jurídico para valorar la documentación disponible y definir la estrategia más segura.