Pasos para exigir pago de gastos comunes

Qué son los gastos comunes y cómo se calculan

Los gastos comunes son aquellos necesarios para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización. Incluyen, entre otros, limpieza, mantenimiento de ascensores, seguros, suministros de zonas comunes, honorarios de administración, reparaciones ordinarias y, cuando corresponda, derramas para obras extraordinarias. El reparto se efectúa conforme a la cuota de participación asignada a cada finca en el título constitutivo y reflejada normalmente en la escritura y en los estatutos.

Para calcular cuánto debe cada propietario, la comunidad aprueba en junta el presupuesto anual ordinario y, en su caso, los presupuestos extraordinarios. A partir de ahí, se prorratean las partidas según la cuota de participación, salvo que los estatutos dispongan otro sistema (por ejemplo, por número de elementos o exenciones de locales respecto de determinados servicios). Es fundamental que el reparto quede reflejado con transparencia en el acta y que la administración facilite recibos o liquidaciones desglosadas, donde consten el periodo, los conceptos y el vencimiento.

Un aspecto clave es la exigibilidad: el crédito de la comunidad deviene exigible en la fecha de vencimiento pactada (mensual, trimestral, semestral o anual). Si el propietario no paga, nace la deuda principal, a la que pueden añadirse intereses de demora e incluso un recargo si así se aprobó válidamente. Dado que el crédito por gastos comunes goza de preferencia respecto del inmueble, la comunidad dispone de herramientas ágiles para su reclamación. Entender estas bases evita discusiones y sienta el terreno para reclamar con rigor.

Marco legal básico para exigir el pago

La reclamación de pago de gastos comunes se apoya en la normativa de propiedad horizontal y en la normativa procesal civil. La comunidad, representada por su presidente y con la asistencia del administrador cuando exista, puede reclamar judicialmente las cuotas impagadas y las derramas aprobadas en junta. Para ello, debe acreditarse la deuda líquida, determinada, vencida y exigible, junto con el acuerdo de la comunidad que la aprueba o, en su defecto, la previsión estatutaria o presupuestaria que la sustenta.

El cauce procesal habitual es el procedimiento monitorio, idóneo por su sencillez y rapidez cuando hay documentos que acreditan la deuda (certificación de impago, liquidación individualizada y acta de la junta). Si el deudor no atiende el requerimiento del juzgado, se despacha ejecución, permitiendo el embargo de bienes, incluido el propio inmueble. Además, el crédito de la comunidad se considera obligación real vinculada al piso o local, lo que permite dirigir la reclamación contra el propietario actual por las cuotas del año en curso y los tres anteriores, sin perjuicio de repetir contra el transmitente.

También es posible acudir directamente a un juicio verbal u ordinario si existen controversias complejas (impugnación de acuerdos, discusión de cuotas o servicios). En todos los supuestos, llevar una documentación ordenada es determinante: libro de actas al día, convocatorias y acuerdos correctamente notificados, presupuestos aprobados y recibos emitidos. Con estas bases, la comunidad reduce el margen de oposición del moroso y maximiza el éxito de la reclamación.

Comprobaciones previas antes de reclamar

Antes de iniciar la reclamación conviene realizar una auditoría mínima para asegurar que la deuda sea incuestionable y que el proceso fluya sin tropiezos. En primer lugar, verifique que el propietario moroso está correctamente identificado (titular registral o poseedor) y que la dirección de notificaciones es válida. En compraventas recientes, solicite al nuevo titular el justificante de transmisión y compruebe en el Registro quién figura como propietario a efectos de responsabilidad.

Revise si la cuota de participación aplicada es la correcta y si existen exenciones estatutarias (por ejemplo, locales respecto del ascensor). Confirme que las cuotas y derramas fueron aprobadas en junta válidamente convocada, con orden del día adecuado y quorum suficiente, y que el acuerdo se transcribió al libro de actas. Compruebe también si la comunidad ha comunicado al propietario las liquidaciones con antelación razonable y si hay incidencias en el suministro de servicios que puedan originar discusiones.

Por último, valore si procede una gestión amistosa previa: llamada, email o carta recordatorio. Si el impago obedece a un problema puntual de liquidez, puede plantearse un plan de pagos aprobado por la junta, dejando claro que el incumplimiento activará automáticamente la vía judicial. Documentar estas gestiones refuerza la buena fe de la comunidad y, llegado el caso, ayudará en costas. Una vez depurado todo, estará listo para el requerimiento formal por burofax.

Requerimiento extrajudicial: burofax paso a paso

El burofax con certificación de texto y acuse de recibo es la forma más eficaz de constituir en mora al deudor y ofrecerle una última oportunidad de pago antes de litigar. Debe enviarse al domicilio conocido del propietario, preferentemente el designado a efectos de notificaciones. El contenido ha de ser claro y profesional: identificación de la comunidad, detalle de las cantidades (principal, intereses y, si procede, recargo), periodo adeudado, plazo de pago (por ejemplo, 7–10 días) y advertencia expresa de que, de no atenderse, se iniciará el procedimiento monitorio con repercusión de costas.

Adjunte la liquidación individualizada, copia del acuerdo de junta (o certificación de la deuda) y los datos para efectuar la transferencia. Puede ofrecer una propuesta de fraccionamiento condicionada a su cumplimiento estricto y a la permanencia de los pagos ordinarios al día. Si el burofax resulta devuelto, conserve el justificante; no impide presentar el monitorio, siempre que existan los documentos que acreditan la deuda. La clave es que quede constancia fehaciente del requerimiento.

Documentación necesaria para la reclamación

Para exigir el pago de gastos comunes con garantías se requiere un expediente bien armado. Lo mínimo: (a) certificación del acuerdo de la junta donde se aprueban cuotas o derramas, firmada por el secretario con el visto bueno del presidente; (b) liquidación individual del deudor con periodos y conceptos; (c) acreditación de haber notificado las liquidaciones o de haber intentado la notificación; y (d) libro de actas o copia del acta correspondiente. Si se trata de deudas arrastradas, incluya un histórico claro y, si existieron, los planes de pago incumplidos.

Son muy útiles los extractos bancarios de la comunidad, recibos devueltos y cualquier comunicación previa. En transmisiones de propiedad, añada la información relativa al cambio de titular para delimitar la responsabilidad de cada uno (año en curso y tres anteriores para el nuevo titular). Si hay servicios individualizables (agua caliente central con contadores, por ejemplo), incorpore lecturas, reglas de reparto y cualquier incidencia registrada.

La calidad del expediente impacta directamente en el resultado: reduce posibilidades de oposición, acelera el monitorio y favorece la condena en costas si hay resistencia injustificada. Ordene los documentos en un dosier digital: índice, actas, certificación, liquidaciones, comunicaciones y justificantes. Así, cuando llegue el momento de presentar la demanda o la petición inicial del monitorio, estará todo listo para un trámite ágil.

Procedimiento monitorio por gastos comunes

El monitorio es la vía estrella para reclamar cuotas impagadas: comienza con una petición sencilla ante el juzgado del domicilio del deudor, aportando la certificación de deuda, las actas y las liquidaciones. El juzgado requerirá al moroso para que, en un plazo breve, pague u oponga motivos. Si paga, asunto resuelto; si no paga ni se opone, la comunidad puede pedir el despacho de ejecución sin necesidad de nueva demanda.

Si el deudor se opone, el procedimiento se transformará en juicio verbal u ordinario según la cuantía. En esta fase, tener el expediente ordenado marca la diferencia: actas correctas, acuerdos válidos, liquidaciones claras y comunicaciones fehacientes. Es habitual que la oposición alegue defectos formales (convocatoria, quorum, cómputo de cuotas) o cuestiones de fondo (servicios no recibidos, obras no autorizadas). Una buena preparación neutraliza estas defensas.

En cuanto a plazos y costes, el monitorio suele ser más rápido y económico que un declarativo completo. No obstante, es recomendable contar con asistencia letrada, especialmente si se prevé oposición. Tras la ejecución, podrán embargarse cuentas, salarios y el propio inmueble, recordando la preferencia del crédito de la comunidad. La estrategia correcta es firme, documentada y respetuosa con las garantías del deudor.

Embargo, ejecución, intereses y costas

Una vez despachada la ejecución, la comunidad puede solicitar embargos sobre bienes del deudor: cuentas bancarias, salarios y, en última instancia, el propio piso o local. El crédito por gastos comunes goza de preferencia legal, lo que facilita su satisfacción incluso frente a otros acreedores. Es recomendable aportar cualquier información de solvencia conocida (arrendamientos, vehículos, entidades financieras) para agilizar las diligencias de embargo.

Respecto a los intereses, si la junta aprobó un tipo específico o un recargo por mora conforme a estatutos, puede reclamarse además del interés legal. En defecto de pacto, se aplicará el interés legal desde el vencimiento. Las costas procesales suelen imponerse al deudor si su resistencia fue infundada o si, requerido, no pagó voluntariamente. Esto desalienta conductas morosas y evita que el resto de propietarios carguen con el coste del proceso.

Si el inmueble está arrendado, cabe pedir la retención de rentas; si es una segunda residencia con baja ocupación, conviene insistir en embargos telemáticos y en la traba sobre el inmueble. Mantenga una comunicación transparente con los propietarios: explicar los pasos y los tiempos reduce la conflictividad y aumenta la disposición de pago. La finalidad de la ejecución no es castigar, sino restablecer el equilibrio financiero de la comunidad.

Prevención y gestión de impagos en la comunidad

Prevenir es más eficiente que reclamar. La comunidad debería aprobar políticas claras de cobro: calendario de vencimientos, recordatorios automáticos y un protocolo de actuación ante el primer impago (correo, llamada, burofax). Implantar domiciliaciones bancarias y pasarelas de pago digitales reduce la morosidad y facilita la conciliación. Otra buena práctica es publicar trimestralmente un informe financiero que muestre con transparencia el estado de ingresos, gastos y deudas.

En casos de dificultades económicas acreditadas, la junta puede autorizar fraccionamientos razonables. Es importante que todos comprendan que la comunidad no puede financiar indefinidamente a un moroso: el servicio se mantiene gracias a que el resto paga puntualmente. Para obras extraordinarias, planifique derramas con previsión y explore subvenciones o financiación externa que minimicen la carga inmediata.

La comunicación es clave: actas comprensibles, presupuestos explicados y atención ágil a incidencias. Evite personalizar el conflicto y centre el debate en la responsabilidad compartida. Cuando los procesos están definidos y se aplican por igual, la comunidad gana credibilidad y la tasa de cobro mejora sin necesidad de litigar en la mayoría de los casos.

Modelos y ejemplos útiles

Contar con plantillas acelera y estandariza la gestión. A continuación, se sugieren estructuras de documentos que puede adaptar a su comunidad. Recuerde personalizarlas con los datos reales, verificar cuotas de participación, periodos y acuerdos.

Estos modelos facilitan una gestión homogénea y documentada. Mantenerlos actualizados, junto con un repositorio digital ordenado, mejora la eficiencia y la trazabilidad de cada expediente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reclamar al nuevo propietario las deudas del anterior? Sí, el titular actual responde del año en curso y los tres anteriores vinculados al inmueble, sin perjuicio de repetir frente al transmitente por lo que corresponda entre ellos.

¿Es obligatorio enviar un burofax antes del monitorio? No es estrictamente obligatorio, pero es altamente recomendable para acreditar el requerimiento fehaciente y favorecer una solución amistosa o, en su defecto, la condena en costas.

¿Qué sucede si el deudor se opone en el monitorio? El asunto pasa a juicio verbal u ordinario según cuantía. Con un expediente bien documentado (actas válidas, certificación y liquidaciones), la comunidad mantiene una posición probatoria fuerte.

¿Se pueden reclamar intereses o recargos? Sí. Si hay acuerdo o previsión estatutaria, se aplica el recargo o interés pactado; en su defecto, el interés legal desde el vencimiento de cada cuota.

¿Qué documentos mínimos necesito? Certificación de deuda firmado por secretario y presidente, acta de aprobación, liquidación individualizada y justificantes de notificación o intento de notificación.